Het is belangrijk dat archieven goed toegankelijk, volledig en betrouwbaar zijn. Zeker archief van de overheid. Niet alleen voor de overheid zelf, maar ook voor de burger die op zoek is naar bepaalde informatie én – op termijn – voor ons cultureel erfgoed. Het Regionaal Archief Gorinchem houdt daarom toezicht op de manier waarop de gemeente Gorinchem hun informatiebeheer heeft en denkt mee bij het oplossen van inrichtingsvraagstukken.
Onderzoek, overleg en verbeterplan
Eén keer in de twee jaar voert het Regionaal Archief Gorinchem een onderzoek uit naar de staat van de informatiehuishouding bij de gemeente Gorinchem. Hierbij wordt aandacht besteed aan de kwaliteit van het informatiebeheer, de knelpunten en eventuele risico’s. Het eindrapport bevat ook aanbevelingen voor verbetering van het informatiebeheer.
Daarna wordt door de gemeente een verbeterplan opgesteld dat een vast onderdeel vormt van het periodieke overleg, het Tactisch Informatieoverleg (TIO). Er is ook een overlegvorm op strategisch niveau, het Strategisch Informatieoverleg (SIO).
Naast de tweejaarlijkse onderzoeken vinden er onderzoeken plaats die zich richten op één aspect van de informatiehuishouding. Een onderdeel van de toezichthoudende rol is het controleren van de vernietigingslijsten. Het gaat hierbij om informatie die op grond van een selectielijst in aanmerking komen voor vernietiging.